KPU NTT Paparkan SOP Pengelolaan Surat Masuk, Keluar, dan Inventarisasi Aset
Kupang, ntt.kpu.go.id — Komisi Pemilihan Umum (KPU) Provinsi Nusa Tenggara Timur menggelar kegiatan pemaparan Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengelolaan Surat Masuk, Surat Keluar, serta Inventarisasi dan Pemeriksaan Fisik (Stock Opname) Aset pada Kamis (7/8) di Aula KPU Provinsi NTT. Kegiatan ini dihadiri oleh Ketua KPU Provinsi NTT Jemris Fointuna, Anggota Baharudin Hamzah, Lodowyk Fredrik, Elyaser Lomi Rihi, dan Petrus Kanisius Nahak, Plh. Sekretaris Melanie S.W. Hege, serta jajaran sekretariat. Pemaparan disampaikan oleh Kepala Sub Bagian Umum dan Logistik, Maria E. Silla.
Dalam paparannya, Maria menjelaskan bahwa ketiga SOP tersebut disusun sebagai pedoman bagi seluruh unit kerja dalam menata sistem surat-menyurat dan inventarisasi aset secara tertib, sistematis, dan akuntabel. SOP ini juga diharapkan menjadi acuan dalam menunjang kelancaran administrasi kelembagaan serta pengelolaan barang milik negara yang berada dalam kewenangan KPU Provinsi.
Dalam sesi diskusi, Lodowyk Fredrik menyampaikan bahwa setelah pemaparan ini, seluruh divisi diharapkan segera melaksanakan SOP dengan tertib. Ia menekankan pentingnya konsistensi dalam penerapan prosedur agar tidak hanya menjadi dokumen formal, tetapi benar-benar menjadi budaya kerja sehari-hari.
Baharudin Hamzah turut menyoroti peran strategis SOP dalam memperkuat komunikasi antarlembaga. Menurutnya, pengelolaan surat yang baik akan mendukung sinergi dan efisiensi antarunit di dalam lingkungan kerja baik internal maupun eksternal KPU. “Administrasi yang tertib adalah pijakan dari koordinasi yang efektif,” ujarnya.
Sementara itu, Petrus Kanisius Nahak menekankan pentingnya pengawasan terhadap penggunaan aplikasi SRIKANDI. Ia menyarankan agar setiap surat yang masuk melalui aplikasi dicek secara berkala, agar tidak terjadi keterlambatan disposisi akibat kurangnya pemantauan dokumen elektronik.
Elyaser Lomi Rihi mengangkat persoalan teknis di lapangan, seperti keterlambatan disposisi ketika pimpinan sedang tidak berada di tempat. Ia mengusulkan agar dokumen-dokumen yang perlu segera ditindaklanjuti dapat difoto dan dikirimkan secara pribadi kepada pimpinan yang bersangkutan, demi menjaga kelancaran proses kerja.
Ketua KPU Provinsi NTT, Jemris Fointuna, menegaskan bahwa pengelolaan surat masuk dan keluar harus dilakukan secara tertib dan sesuai prosedur agar tidak menimbulkan keterlambatan atau kekeliruan informasi. Ia menyampaikan bahwa pemahaman terhadap alur surat menyurat perlu dimiliki oleh seluruh bagian, karena setiap tahapan dalam proses administrasi saling terhubung dan berpengaruh terhadap efektivitas kerja kelembagaan.
Menutup sesi diskusi, Kepala Bagian Keuangan, Umum, dan Logistik, Carolus F. Dengi, mengingatkan bahwa setiap surat yang bersifat rahasia harus dijaga dengan ketat. “Surat rahasia tidak boleh dibuka oleh pihak yang tidak berwenang. Distribusi harus langsung ke pihak yang dituju melalui jalur resmi,” tegasnya.
Kegiatan ini diharapkan dapat meningkatkan kedisiplinan administrasi di lingkungan sekretariat KPU Provinsi NTT serta memperkuat sistem pengelolaan informasi dan aset yang lebih transparan, dan dapat dipertanggungjawabkan.
